Информационно-аналитический портал
"Все для бюджетирования и управленческого учета"

ВХОД НА ПОРТАЛ
Масса полезной информации по бюджетированию и управленческому учету: статьи, бесплатные электронные курсы и книги, практические рекомендации, форумы, блоги, исследования, новости, анонсы, книги, методики, программы, семинары, консалтинг и т.д.
www.bud-tech.ru

Автоматизация бюджетирования и управленческого учета в группе компаний

Александр Карпов, руководитель проекта bud-tech.ru

www.bud-tech.ru

В этой статье рассматривается технология автоматизации бюджетирования и управленческого учета в группах компаний. Сразу нужно оговориться, что речь идет не обязательно о крупных холдингах. Две компании – это уже группа. Причем размер не имеет значения. Если это даже две небольшие компании, то у их владельца все равно возникает проблема с консолидацией информации. Просто масштаб этой задачи меньше, чем у крупного холдинга, но все равно ее нужно как-то решать.

При автоматизации модели бюджетирования и управленческого учета в распределенной системе можно использовать различные подходы. С точки зрения информационных технологий консолидация сводной управленческой отчетности (плановой и фактической) может осуществляться как с репликацией ("сливанием") баз данных, так и без данной процедуры. Плюсы и минусы этих двух подходов представлены в таблице 1.


Таблица 1. Основные плюсы и минусы консолидации данных с репликацией и без

С репликацией баз

Без репликации

Плюсы

  • консолидация управленческой отчетности осуществляется полностью в автоматическом режиме.

  • методика консолидации настраивается специалистами по бюджетированию и управленческому учету без привлечения IT-специалистов и/или программистов.

    • Минусы

  • могут потребоваться значительные затраты ресурсов при изменении методики консолидации;

  • для изменения методики консолидации, как правило, требуется активное участие ИТ-специалистов и/или программистов.

  • более сложный регламент консолидации управленческой отчетности.



    • Сравнение различных подходов к автоматизации распределенной системы

    В первом случае консолидация данных – это чисто техническая процедура, которая осуществляется по заранее настроенным алгоритмам. Говоря по простому, вся консолидация происходит по нажатию кнопки.

    Но при этом, как правило, получается какой-то специфический алгоритм консолидации, для настройки которого требуются ИТ-специалисты или даже программисты. То есть не может быть какого-то типового механизма репликации баз данных.

    Это значит, что если потребуется изменить алгоритм консолидации, то для этого специалисты по бюджетированию и управленческому учету должны будут написать четкое ТЗ в соответствии с которым ИТ-служба произведет необходимые исправления в системе.

    Во втором случае участие ИТ-службы минимально. В их обязанности может входить только регулярная установка баз данных, которые будут присылать компании группы. Хотя и эта незатейливая процедура может осуществляться без ИТ-специалистов, что может быть актуальным для небольших компаний, в которых просто может не быть таких сотрудников.

    Вся дальнейшая работа по консолидации осуществляется специалистами по бюджетированию и управленческому учету, т.к. для этого не нужно обладать какими-то специфическими знаниями. Главное – разбираться в методике бюджетирования и управленческого учета.

    Но при этом нужно будет четко выполнять определенную последовательность действий, т.к. в противном случае данные могут консолидироваться не правильно. Как минимум нужно будет установить все базы, присланные из компаний, чтобы при построении консолидированной отчетности были учтены все данные.

    Следует отметить, что если речь идет не о крупном холдинге, а о группе компаний малого бизнеса, то достаточно часто в такой системе просто нет соответствующих ИТ-специалистов, которые могли бы настроить и поддерживать на должном уровне алгоритм репликации баз данных. Поэтому таким компаниям придется регулярно обращаться к внешним специалистам для проведения соответствующих работ.

    Если же используется второй подход, то к специалистам можно обратиться только один раз для начальной настройки сервера. Все последующие регулярные действия, необходимые для консолидации, может осуществлять специалист финансово-экономического отдела, т.к. это не требует какие-то специфических навыков.

    Естественно, что каждая компания выбирает какую-то свою стратегию автоматизации консолидации данных. В данной статье подробно будет рассмотрен подход, не предполагающий использование механизма репликации баз данных.


    Концептуальная схема автоматизации без репликации баз данных

    Нужно обратить внимание на то, что при использовании второй стратегии автоматизации (без репликации) в принципе можно создать более-менее универсальный конструктор, с помощью которого специалисты по бюджетированию и управленческому учету могут самостоятельно осуществлять настройку методики консолидации без помощи ИТ-специалистов и программистов.

    Концептуальная схема консолидации управленческой отчетности без репликации баз данных представлена на рисунке 1. На этой схеме стрелочки направлены от общей базы к остальным, а не наоборот. Это говорит о том, что с технической точки зрения никакой консолидации данных нет.

    Просто в общей базе можно ссылаться на данные из других баз. При этом нужно четко понимать какую информацию из каких баз нужно взять чтобы получить консолидированную управленческую отчетность. Таким образом, нужно будет решить преимущественно методологическую, а не техническую задачу.

    Рис. 1. Концептуальная схема консолидации управленческой отчетности в распределенной системе без репликации баз данных
    Концептуальная схема консолидации управленческой отчетности в распределенной системе без репликации баз данных


    Конечно же, методологические и технические аспекты очень тесно взаимосвязаны при решении задач автоматизации. Но все-таки начинать нужно именно с методологии. Если ясна методология или технология ее настройки, тогда будет проще понять, каким образом нужно заниматься непосредственной автоматизацией.

    Методологические вопросы достаточно подробно рассмотрены в Книге 3 "Финансовая модель бюджетирования" (речь идет о серии книг "100% практического бюджетирования) и в книге "Постановка и автоматизация управленческого учета". Поэтому в дальнейшем больше внимания будет уделяться именно автоматизации, а конкретно настройке консолидированной модели бюджетирования и управленческого учета холдинга в автоматизированной системе.


    Пример схемы консолидации в группе компаний

    Для того чтобы лучше понять как работает этот механизм консолидации лучше рассмотреть его на каком-то примере. На рисунке 2 представлен пример товарно-материальных потоков небольшой группы компаний. Конечно же, на практике могут встречаться гораздо более сложные распределенные системы, но для понимания механизма автоматизации консолидированной модели такого примера вполне достаточно.

    Рис. 2. Пример товарно-материальных потоков в группе компаний
    Пример товарно-материальных потоков в группе компаний

    Итак, необходимо построить консолидированную модель бюджетирования и управленческого учета для рассматриваемой группы компании. А затем эту модель нужно автоматизировать. Очевидно, что при построении консолидированной управленческой отчетности нужно учитывать только внешние доходы и расходы, активы и обязательства, поступления и выплаты (см. Рис. 3).

    Рис. 3. Пример схемы консолидации
    Пример схемы консолидации

    Речь идет о том, что все внутренние обороты и задолженности должны быть исключены, иначе будет искажение сводной отчетности.

    Что касается управляющей компании, то для консолидации потребуются данные о внешних затратах, обязательствах, поступлениях и выплатах. Если управляющая компания оказывает какие-то услуги предприятиям группы, то возникающие в связи с этим доходы, поступления и задолженности, конечно же, не должны учитываться при консолидации.

    В нашем примере не конкретизируются товарно-материальные потоки между управляющей компании и другими предприятиями группы. Как правило, управляющая компания оказывает консультационные услуги компаниям своей группы.

    Конкретно это может быть связано с централизацией некоторых функций в управляющей компании. В каждом холдинге это может быть свой набор централизованных функций (пример организационно-функциональной структуры управляющей компании и стратегии ее развития можно найти в книге "Стратегическое управление и эффективное развитие бизнеса").

    Достаточно часто к таким функциям относятся финансы и персонал. То есть почти весь финансово-экономический блок и служба управления персоналом могут быть сосредоточены в управляющей компании. А на местах могут оставаться только технические специалисты.

    В рассматриваемом примере производственное предприятие какую-то часть материально-технических ресурсов закупает напрямую у поставщиков, а другую у торгового дома (в том числе основные средства). Кроме того сервисная компания оказывает предприятию определенные услуги. Часть готовой продукции предприятие отгружает торговому дому для последующей реализации покупателям, а часть реализует самостоятельно.

    Из этой схемы (см. Рис. 2) следует, что доходы предприятия, возникающие при продаже продукции торговому дому, и связанные с ними поступления и задолженности не должны учитываться при консолидации. Кроме того при консолидации себестоимости нужно учитывать, что в стоимость товарно-материальных запасов производственного предприятия входит прибыль торгового дома, которая возникла при поставках МТР.

    Также нужно учесть и то, что прибыль торгового дома входит и в стоимость основных средств производственного предприятия, а значит и в амортизацию этих основных средств. Помимо этого, не нужно будет учитывать финансовые потоки и задолженности, возникающие между производственным предприятием и торговым домом. И наконец, при консолидации необходимо исключить все взаиморасчеты с сервисной компании, оказывающей производственному предприятию определенные услуги.

    Аналогичные замечания можно сделать и в отношении торгового дома. При консолидации будут учитываться доходы, поступления и задолженности, возникающие при продаже готовой продукции покупателям. Что касается себестоимости готовой продукции, которую реализует торговый дом, нужно учитывать, что в нее входит и прибыль производственного предприятия, и прибыль самого торгового дома, возникающая при поставках МТР.

    При консолидации управленческой отчетности также необходимо исключить внутренние обороты и по сервисной компании. Доходы этой компании, возникающие при оказании услуг производственному предприятию, не должны входить в консолидированные доходы группы компаний.


    Пример автоматизации в группе компаний

    Теперь можно рассмотреть пример непосредственной автоматизации консолидации управленческой отчетности в группе компаний. Настройку методики консолидации рассмотрим на примере выручки от реализации. В качестве информационной системы будем использовать программный комплекс "ИНТЕГРАЛ" (демо-версию этой программы можно скачать в разделе БЕСПЛАТНО).

    В нашем примере выручка торгового дома учитывается полностью. Из выручки производственного предприятия нужно исключить продажи торговому дому, а из выручки сервисной компании – продажи производственному предприятию.

    Поэтому вначале в соответствующих базах нужно подготовить строки для консолидации. То есть в базе производственного предприятия в бюджете продаж нужно создать строку для консолидации и настроить методику формирования выручки от реализации без учета продаж торговому дому.

    На рисунке 4 представлен пример настройки для фактической выручки (более подробно о настройках методики планирования и учета можно прочитать в бесплатной электронной книге "Автоматизация бюджетирования и управленческого учета с использованием ПК "ИНТЕГРАЛ", которую можно скачать в разделе БЕСПЛАТНО).

    Как видно из рисунка 4 для того чтобы сформировать фактическую выручку от реализации необходимо построить запросу к счету 90.1 "Выручка" (конкретно нужно взять оборот по кредиту данного счета). При этом нужно установить ограничение у аналитики "Контрагенты". В данном случае нужно исключить такого контрагента как "Торговый дом" (см. Рис. 4). Аналогичные настройки нужно сделать в базе сервисной компании.

    Рис. 4. Пример настройки выручки производственного предприятия для консолидации
    Пример настройки выручки производственного предприятия для консолидации

    После этого можно переходить к настройке консолидированной выручки от реализации по группе компаний. Для этого в консолидированной базе нужно будет создать четыре строки: консолидированная выручка от реализации, выручка торгового дома, выручка производственного предприятия и выручка сервисной компании.

    Для каждой из последних строк нужно проделать следующую операцию. Присвоить этим строкам тип строки "Строка импорта" и сделать определенные настройки (см. Рис. 5).

    То есть нужно выбрать соответствующую базу, затем модель в базе (в одной базе может быть неограниченное число моделей), потом бюджет (в одной модели может быть неограниченное число бюджетов) и наконец, выбрать строку.

    На рисунке 5 представлен пример такой настройки для выручки от реализации торгового дома. Аналогично настраиваются строки импорта и для выручки от реализации производственного предприятия и сервисной компании. Только в двух последних случаях ссылаться нужно именно на выручку, очищенную от внутренних оборотов (см. Рис. 4).

    Рис. 5. Пример настройки выручки торгового дома для консолидации
    Пример настройки выручки торгового дома для консолидации

    В завершении осталось только просуммировать все эти строки, чтобы получить консолидированную выручку от реализации (см. Рис. 6). Это легко делается с помощью специального конструктора формул.

    Рис. 6. Пример настройки методики консолидации выручки группы компаний
    Пример настройки методики консолидации выручки группы компаний

    Таким образом, теперь можно формировать консолидированную выручку по группе компаний. Для этого компании, входящие в группу, должны регулярно присылать свои базы в управляющую компанию. Там эти базы будут подключаться к серверу, после чего можно уже получать в автоматизированном виде все необходимые консолидированные отчеты.


    Заключение

    Итак, в этой статье кратко описан механизм автоматизации процесса консолидации управленческой отчетности в группе компаний. Еще раз нужно отметить, что при использовании данной стратегии автоматизации не нужно осуществлять такую сложную техническую процедуру как репликация ("сливание") баз данных.

    Такое возможно благодаря тому, что проблема консолидации решается на методологическом, а не на техническом уровне. Специалисты управляющей компании имеют доступ к базам всех компаний группы, поэтому могут взять всю необходимую информацию для формирования консолидированной управленческой отчетности.

    Однако полностью перенести решение задачи консолидации в методологическую плоскость все равно не получается. При использовании данной стратегии автоматизации приходится "сливать" справочники (аналитики) всех баз. Очевидно, что во всех базах будет много одинаковых справочников, а в этих справочниках могут быть одинаковые элементы. При построении консолидированной отчетности все эти справочники и их элементы должны быть правильно объединены.

    Например, если у разных компаний группы в справочнике "Контрагенты" есть одинаковые названия, то при консолидации выручки от реализации должны быть просуммированы продажи этим одинаковым контрагентам. Или например, если в справочниках затрат есть одинаковые названия данные по ним также должны быть соответствующим образом просуммированы при консолидации отчета о доходах и расходах. Тоже замечания относится и ко всем остальным справочникам, в которых будут одинаковые элементы.


    Информационно-аналитический портал
    "Все для бюджетирования и управленческого учета"
    www.bud-tech.ru