Пример отражения операций по аренде и содержанию офиса в бухгалтерском и управленческом учете

При постановке и автоматизации управленческого учета компании достаточно часто сталкиваются с ситуациями, когда определенные хозяйственные операции в бухгалтерском учете отражаются таким образом, что это не соответствует действительности. Во всех подобных случаях нужно так выстраивать систему управленческого учета, чтобы она обеспечивала руководителя достоверной информации и помогала принимать эффективные решения.

При этом речь не обязательно идет о банальных различиях между бухгалтерским и управленческим учетом, связанных с существованием во многих компаниях, так называемых, официальных и неофициальных операций.

В данной статье будет рассмотрен пример такой ситуации, когда хозяйственные операции должны по разному отражаться в бухгалтерском и управленческом учете.

Итак, есть компания (далее "Компания"), которая занимается абсолютно официальным бизнесом (в какой конкретно отрасли в данном случае значения не имеет), сдает всю необходимую отчетность, платит налоги и т.д. Для того чтобы как-то минимизировать риски для своего бизнеса Компания создала отдельное юрлицо (далее "Юрлицо"), на которое оформлен самый дорогой внеоборотный актив – недвижимость. Сама Компания занимает только часть помещений в своем офисе, а остальные сдает в аренду.

Есть управляющая компания (УК), которая оказывает услуги по содержанию и обслуживанию всего офиса, принадлежащего Компании. УК формально арендует помещения офиса у Юрлица, являющегося (как уже было отмечено) по сути балансодержателем, на котором оформлена недвижимость Компании. УК сдает в аренду часть помещений офиса, получая за это деньги от арендаторов. Обычно Компания перечисляет на УК сумму S₁ заведомо большую, чем общая сумма затрат на содержание и обслуживание (S₃+S₄). Через какое-то время УК перечисляет в кассу Компании разницу между суммой S₅, равной полученной сумме от Компании и арендаторов за минусом суммы выплаченной Юрлицу и затратами на содержание и обслуживание офиса.

Схема финансовых потоков представлена на рисунке 1. Таким образом, по сути УК зарабатывает на том, что оказывает услуги по содержанию и обслуживанию офиса, но при этом договора со всеми арендаторами (в т.ч. с Компанией) оформлены на УК и соответственно все платежи по аренде проходят через УК. Поэтому УК должна рассчитаться с Компанией с учетом всех платежей, которые проходят через УК, а также с учетом стоимости услуг УК по содержанию и обслуживанию офиса.

Рис. 1. Схема оказания услуг и финансовых потоков по аренде и содержанию офиса


Почему получилась такая запутанная схема в данном случае не обсуждается (как говориться так сложилось исторически). Возникает задача: как правильно настроить систему управленческого учета.

Один их важнейших вопросов, который нужно проработать в самом начале, – это концепция управленческого учета.

Как известно, есть две основные концепции управленческого учета:

использовать единую систему учета, с помощью которой вести бухгалтерский и управленческий учет;

вести две параллельные системы учета в двух разных базах: бухгалтерской и управленческой.

Понятно, что можно и как-то комбинировать эти две концепции. Один из возможных комбинированных вариантов может выглядеть следующим образом. Для формирования управленческой отчетности большая часть информации берется из бухгалтерской базы (далее "база 1"). А информация по тем операциям, которые в бухгалтерском и в управленческом учете должны отражаться по разному, берется из отдельной базы (далее "база 2").

Т.е. концептуальная схема автоматизации управленческого учета в Компании будет выглядеть так, как представлено на рисунке 2.

Таким образом, учет самих операций ведется в двух базах с помощью определенной бухгалтерской программы транзакционного типа. А управленческая отчетность формируется с помощью специальной аналитической надстройки – BI-модуля (Business Intelligence).

При этом когда будут осуществляться настройки модели управленческого учета в BI-модуле нужно будет помнить о том, что не все операции из базы 1 должны отражаться в управленческом учете. Информация по некоторым операциям должна браться из базы 2. Очевидно, что BI-модуль должен позволять осуществлять такие настройки. С примером описания таких настроек и самой концепции автоматизации данных из нескольких баз можно ознакомиться в статье "Автоматизация бюджетирования и управленческого учета в группе компаний".

Рис. 2. Пример концептуальной схемы автоматизации управленческого учета в Компании


Итак, список всех операций, которые возникают в процессе оказания услуг по аренде и содержанию офиса представлен в таблице 1.

Таблица 1. Операции по аренде и содержанию офиса Компании

№	Операция	Сумма	Первичный документ	Бухгалтерский учет	Управленческий учет	Сводная управленческая отчетность *
						ОДР	ОДДС	ОБЛ
1	Перевод денег с р/с Компании на УК	S1	Выписка с р/с Компании	Аванс за аренду офиса	Перевод денег на УК	-	Выплаты (без указания статьи или по статье «Перевод денег»)	Денежные средства: - S1 Авансы выданные: + S1
2	Признание затрат по УК (по «аренде» офиса)	S1	Акт оказанных услуг по аренде офиса	Возникновение расходов по аренде офиса	-	-	-	-
3	Признание дохода от сдачи офиса в аренду через УК	SA	Акты оказанных услуг по аренде офиса	-	Возникновение дохода от сдачи офиса в аренду	Доход: + S5(элемент «Сдача помещений в аренду» в справочнике «Прочие доходы и расходы»)	-	Дебиторская задолженность: + SA Прибыль: + SA
4	Поступление денег на р/с Юрлица от УК	S2	Выписка с р/с Юрлица	-	Частичное поступление денег от сдачи фиса в аренду	-	Поступления: + S2(элемент «Прочие поступления от основной деятельности» в справочнике «Статьи ДДС»)	Денежные средства: + S2 Дебиторская задолженность: - S2
5	Признание затрат по содержанию офиса (основная деятельность)	S3	Расчет суммы затрат на содержание и обслуживание офиса	-	Возникновение расхода по содержанию офиса (основная деятельность)	Расход: - S3(элемент «Содержание и обслуживание офиса» в справочнике «Затраты»)	-	Авансы выданные: - S3 Прибыль: - S3
6	Признание затрат по содержанию офиса (неосновная деятельность)	S4	Расчет суммы затрат на содержание и обслуживание офиса	-	Возникновение расхода по содержанию офиса (неосновная деятельность)	Расход: - S4(«Содержание и обслуживание сдаваемых в аренду площадей» в справочнике «Прочие доходы и расходы»)	-	Авансы выданные: - S4 Прибыль: - S4
7	Поступление денег в кассу от УК	S5	Приходный кассовый ордер	-	Поступление денег от УК	-	Поступления (без указания статьи или по статье «Поступление денег»)	Денежные средства: + S5 Авансы выданные: - S5

* ОДР – отчет о доходах и расходах (финансовый результат), ОДДС – отчет о движении денежных средств (финансовые потоки), ОБЛ – отчет по балансовому листу (финансовое положение).

S₅= S₁ + S_А – S₂ – S₃ – S₄

Первая операция: перевод денег с Компании на УК

Данная операция отражается в базе 1 следующим образом.

Дт 60.2/76.5 Кт 51
В справочнике "Статьи ДДС (движения денежных средств)" выбирается элемент "Оплата аренды и содержания".
В справочнике "Контрагенты" выбирается элемент "УК", находящийся в папке "Поставщики 2".

Примечание: в папке "Поставщики 2" записываются все контрагенты, операции по которым в бухгалтерском и управленческом учете отражаются различным образом. Если всех таких поставщиков собрать в одну папку, то в дальнейшем будет гораздо удобнее настраивать консолидированную модель управленческого учета в BI-модуле.

Данная операция из базы 1 не будет учитываться при формировании управленческой отчетности.

Для этого нужно будет сделать следующие настройки в BI-модуле:

в настройках отчета о движении денежных средств выбрать типа строки "Журнал проводок" у статьи "Выплаты денежных средств" (см. Рис. 3);

у аналитики "Контрагенты" корреспондирующего счета (в данном случае 60.2 "Авансы выданные") нужно установить ограничение – исключить всех поставщиков из папки "Поставщики 2" (см. Рис. 4);

и наконец, нужно рядом с корреспондирующим счетом вместо знака равенства (=) выбрать знак неравенства (<>) (см. Рис. 4). Это означает, что при формировании запроса будут учитываться все проводки, у которых по кредиту указан счет 51, а у корреспондирующего счета 60.2 в аналитике "Контрагенты" выбран любой элемент, кроме тех, что содержатся в папке "Поставщики 2".

Рис. 3. Выбор типа строки "Журнал проводок" у статьи "Выплаты денежных средств" для настройки в BI-модуле (на примере ПК "ИНТЕГРАЛ")



Рис. 4. Установка ограничений на корреспондирующий счет при настройке статьи "Выплаты денежных средств" (на примере ПК "ИНТЕГРАЛ")



В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.

Дт 76.5 Кт 51
В справочнике "Статьи ДДС" не выбирается никакой элемент, т.к. данная переброска денег пока не имеет никакого экономического смысла (или нужно в справочник "Статьи ДДС" добавить какую-то новую статью, например, "Перевод денег" и выбирать данный элемент при проведении операции).
В справочнике "Расчетные счета" выбирается элемент "р/с Компании".

Вторая операция: признание затрат по УК

Данная операция отражается в базе 1 следующим образом.

Дт 44.1.1 Кт 60.1/76.5
В справочнике "Затраты" выбирается элемент "Аренда офиса"
В справочнике "Контрагенты" выбирается элемент "УК", находящийся в папке "Поставщики 2".

Данная операция не будет учитываться при формировании управленческой отчетности.

Для этого нужно будет сделать следующие настройки в BI-модуле:

в настройках отчета об операционных затратах выбрать типа строки "Журнал проводок" у статьи "Операционные затраты" (см. Рис. 5);

у аналитики "Контрагенты" корреспондирующего счета (в данном случае 60.1 "Расчеты с поставщиками") нужно установить ограничение – исключить всех поставщиков из папки "Поставщики 2" (см. Рис. 6);

и наконец, нужно рядом с корреспондирующим счетом вместо знака равенства (=) выбрать знак неравенства (<>) (см. Рис. 6). Это означает, что при формировании запроса будут учитываться все проводки, у которых по дебету указан счет 44.1.1, а у корреспондирующего счета 60.1 в аналитике "Контрагенты" выбран любой элемент, кроме тех, что содержатся в папке "Поставщики 2".

Рис. 5. Выбор типа строки "Журнал проводок" у статьи "Операционные затраты" для настройки в BI-модуле (на примере ПК "ИНЕГРАЛ")


Рис. 6. Установка ограничений на корреспондирующий счет при настройке статьи "Операционные затраты" (на примере ПК "ИНЕГРАЛ")


В базе 2 данная операция никак не отражается, т.к. она не имеет никакого экономического смысла.

Третья операция: признание дохода от сдачи офиса в аренду через УК

В базе 1 данная операция по очевидной причине никак не отражается.

В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.

Дт 76.5 Кт 91.1
В справочнике "Прочие доходы и расходы" выбирается элемент "Сдача помещений в аренду".

Четвертая операция: поступление денег на р/с Юрлица от УК

В базе 1 данная операция по очевидной причине никак не отражается.

В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.

Дт 51 Кт 76.5
В справочнике "Статьи ДДС" выбирается элемент "Прочие поступления от основной деятельности".
В справочнике "Расчетные счета" выбирается элемент "р/с Юрлица".

Пятая операция: признание затрат по содержанию офиса (основная деятельность)

Затраты на содержание и обслуживание офиса в управленческом учете Компании делятся на две группы:

основная деятельность;

неосновная деятельность.

Та часть затрат на содержание и обслуживание, которая относятся к помещениям, занимаемым Компании, классифицируется как затраты по основной деятельности.

А все остальные затраты относятся к неосновной деятельности – в данном случае к сдаче помещений в аренду.

Это позволит выделять финансовый результат по основной и прочей деятельности.


В базе 1 данная операция (по основной деятельности) по очевидной причине никак не отражается.

В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.

Дт 44.1.1 Кт 76.5
В справочнике "Затраты" выбирается элемент "Содержание и обслуживание офиса".

Шестая операция: признание затрат по содержанию офиса (неосновная деятельность)

В базе 1 данная операция по очевидной причине никак не отражается.

В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.

Дт 91.2 Кт 76.5
В справочнике "Прочие доходы и расходы" выбирается элемент "Содержание и обслуживание сдаваемых в аренду площадей".

Седьмая операция: поступление денег в кассу от УК

В базе 1 данная операция по очевидной причине никак не отражается.

В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.v Дт 50.1 Кт 76.5
В справочнике "Статьи ДДС" не выбирается никакой элемент, т.к. данное поступление денег не имеет никакого экономического смысла (или нужно в справочник "Статьи ДДС" добавить какую-то новую статью, например, "Поступление денег" и выбирать данный элемент при проведении операции).

Резюме

Таким образом, использование подхода, предложенного в данной статье, обеспечит руководителя Компании актуальной управленческой отчетностью, адекватно отражающей совершенные хозяйственные операции.

Причем управленческая отчетность будет формироваться в автоматизированном виде. Не нужно будет как раньше вести какие-то специальные расчеты в электронных таблицах, чтобы потом с помощью не очень очевидных манипуляций (в которых могут быть и ошибки) формировать для руководителя нужные для него отчеты.

Если грамотно организовать саму процедуру учета в двух базах в соответствии с бухгалтерской и управленческой учетной политикой, а также автоматизировать модель управленческого учета, то все необходимые управленческие отчеты будут формироваться без ошибок и реально отражать картину происходящих в Компании событий.

---

Если у Вас возникли какие-то вопросы по данной статье, Вы можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Автор статьи ответит на Ваши вопросы в течение нескольких дней с момента получения.

---

Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.

Узнать для чего нужно становиться подписчиком данного сайта

---

Подпишитесь на рассылку новых материалов сайта

Имя *

Адрес электронной почты *

---