Пример отражения в управленческом учете операций по закупкам товаров у зарубежных производителей
Александр Карпов, директор и ведущий консультант Компании РиК, основатель проекта bud-tech.ru, президент Ассоциации эффективного бизнеса, основатель бизнес-школы "Первая школа предпринимателей", автор серии книг "100% практического бюджетирования" и книги "Постановка и автоматизация управленческого учета"
bud-tech.ru
В данной статье будет рассмотрен пример отражения в управленческом учете операций по закупкам товаров у зарубежных производителей в том случае, когда в бухгалтерском учете по ряду причин содержится информация, неадекватно отражающая реализуемые бизнес-процессы.
Многие компании, занимающиеся оптовой и/или розничной торговлей, при импортных поставках товара пользуются услугами различных логистических компаний и банков. Причем спектр таких услуг может быть достаточно широк.
Пример схемы финансовых потоков и затрат, которые возникают при импортных поставках товара, представлен на рисунке 1.
При реализации данной схемы по поставкам импортных товаров, возникают следующие статьи затрат:
Один их важнейших вопросов, который нужно проработать в самом начале, – это концепция управленческого учета.
Как известно, есть две основные концепции управленческого учета:
Понятно, что можно и как-то комбинировать эти две концепции. Один из возможных комбинированных вариантов может выглядеть следующим образом. Для формирования управленческой отчетности большая часть информации берется из бухгалтерской базы (далее "база 1"). А информация по тем операциям, которые в бухгалтерском и в управленческом учете должны отражаться по разному, берется из отдельной базы (далее "база 2").
Т.е. концептуальная схема автоматизации управленческого учета в Компании будет выглядеть так, как представлено на рисунке 2.
Таким образом, учет самих операций ведется в двух базах с помощью определенной бухгалтерской программы транзакционного типа (в данном примере в 1С). А управленческая отчетность формируется с помощью специальной аналитической надстройки – BI-модуля (Business Intelligence).
При этом когда будут осуществляться настройки модели управленческого учета в BI-модуле нужно будет помнить о том, что не все операции из базы 1 должны отражаться в управленческом учете. Информация по некоторым операциям должна браться из базы 2. Очевидно, что BI-модуль должен позволять осуществлять такие настройки. С примером описания таких настроек и самой концепции автоматизации данных из нескольких баз можно ознакомиться в статье "Автоматизация бюджетирования и управленческого учета в группе компаний".
Итак, список всех операций, которые возникают в процессе закупок товара у зарубежных производителей, представлен в таблице 1.
№ |
Операция |
Сумма |
Бухгалтерский учет |
Управленческий учет |
Сводная управленческая отчетность * |
||
ОДР |
ОДДС |
ОБЛ |
|||||
1 |
Перевод денег с р/с компании на ТК |
S0 |
Расчеты с поставщиками за товар |
Перевод денег на ТК |
- |
- |
Остаток денежных средств остается неизменным, но меняется значение аналитики «Расчетные счета» |
2 |
Перевод денег на счет конвертации |
S1 + S2 |
- |
Перевод денег на счет конвертации, начисление и оплата комиссии за перевод |
- |
Выплаты: S2 (элемент «Финуслуги и услуги банков») |
Денежные средства в размере S1 остается неизменным, но меняется значение аналитики «Расчетные счета». Денежные средства: – S2 Незавершенное производство: + S2 |
3 |
Перевод денег со счета конвертации на валютный счет |
S1 = S3 + S4 |
- |
Перевод денег на валютный счет, начисление и оплата комиссия за конвертацию |
- |
Выплаты: S4 (элемент «Финуслуги и услуги банков») |
Денежные средства в размере S3 остаются неизменными, но меняется значение аналитики «Расчетные счета». Денежные средства: – S4 Незавершенное производство: + S4 |
4 |
Аванс поставщику товара |
S6 |
- |
Предоплата поставщику за товар, начисление и оплата комиссии за перевод валюты |
- |
Выплаты: S6 (элемент «Оплата поставщикам за товары») S5 (элемент «Финуслуги и услуги банков») |
Денежные средства: – ( S5 + S6) Авансы выданные: + S6 Незавершенное производство: + S5 |
5 |
Доставка и погрузка поставщиком товара на судно |
S6 |
- |
Зачет аванса поставщику |
- |
- |
Авансы выданные: – в S7 Незавершенное производство: + в S7 |
6 |
Транспортировка товара |
S7 + S8 |
- |
Оплата за транспортировку товара от поставщика |
- |
Выплаты: S7 + S8 (элемент «Оплата за доставку товара от поставщиков» |
Денежные средства: – ( S7 + S8) Незавершенное производство: + ( S7 + S8) |
7 |
Таможенная очистка |
S9 |
- |
Оплата за таможенную очистку |
- |
Выплаты: S9 (элемент «Оплата за доставку товара от поставщиков» |
Денежные средства: – S9 Незавершенное производство: + S9 |
8 |
Погрузочно-разгрузочные работы |
S10 |
- |
Оплата за погрузочно-разгрузочные работы |
- |
Выплаты: S10 (элемент «Оплата за доставку товара от поставщиков» |
Денежные средства: – S10 Незавершенное производство: + S10 |
9 |
Формирование себестоимости товара |
S11 = S2 + S4 + S5 + S6 + S7 + S8 + S9 |
Формирование бухгалтерской себестоимости |
Формирование управленческой себестоимости |
- |
- |
Незавершенное производство : – (S2 + S4 + S5 + S6 + S7 + S8 + S9 + S10) Товары : + (S2 + S4 + S5 + S6 + S7 + S8 + S9 + S10) |
Затраты, возникающие при закупке товара:
Первая операция: перевод денег с расчетного счета компании на техническую компанию (ТК)
Дт 60.1 Кт 51
В справочнике "Статьи ДДС" выбирается элемент "Оплата поставщикам за товары".
В справочнике "Контрагенты" выбирается элемент "ТК", находящийся в папке "Поставщики 2".
Данная операция не будет учитываться при формировании управленческой отчетности.
Для этого нужно будет сделать следующие настройки в BI-модуле:
В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.
Дт 51 Кт 51, сумма S0.
В справочнике "Расчетные счета" по дебету выбирается элемент "р/с ТК", а по кредиту – "р/с компании".
Остальные справочники (аналитики) 51 счета не заполняются, т.к. данная переброска денег пока не имеет никакого экономического смысла.
Вторая операция: перевод денег с ТК на счет конвертации
В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.
Проводка 1
Дт 51 Кт 51, S1.
В справочнике "Расчетные счета" по дебету выбирается элемент "счет конвертации", а по кредиту – "р/с ТК".
Остальные справочники (аналитики) 51 счета не заполняются, т.к. данная переброска денег пока не имеет никакого экономического смысла.
Проводка 2
Вариант 1
Дт 20 Кт 51, сумма S2.
Вариант 2
Дт 20 Кт 60.1, сумма S2.
Дт 60.1 Кт 51, сумма S2.
В справочнике "Затраты" по дебету счета 20 выбирается элемент "Финуслуги и услуги банков".
В справочнике "Контрагенты" и "Договоры" по дебету счета 20 и 60.1 выбираются соответствующие элементы с названием поставщика и договором, по которому будет осуществляться поставка товара, соответственно.
В справочнике "Движение денежных средств" по кредиту счета 51 выбирается элемент "Финуслуги и услуги банков".
В справочнике "Расчетные счета" по кредиту счета 51 выбирается элемент "р/с ТК".
Примечание: S2 пойдет на оплату комиссии за перевод на счет конвертации, а S1 будет переведена на валютный счет.
Третья операция: перевод денег со счета конвертации на валютный счет
В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.
Проводка 1
Дт 52 Кт 51, S3.
В справочнике "Расчетные счета" по дебету счета 52 выбирается элемент "валютный счет", а по кредиту счета 51 – "счет конвертации".
Остальные справочники (аналитики) 51 счета не заполняются, т.к. данная переброска денег пока не имеет никакого экономического смысла.
Проводка 2
Вариант 1
Дт 20 Кт 51, сумма S4.
Вариант 2
Дт 20 Кт 60.1, сумма S4.
Дт 60.1 Кт 51, сумма S4.
В справочнике "Затраты" по дебету счета 20 выбирается элемент "Финуслуги и услуги банков".
В справочнике "Контрагенты" и "Договоры" по дебету счета 20 и 60.1 выбираются соответствующие элементы с названием поставщика и договором, по которому будет осуществляться поставка товара, соответственно.
В справочнике "Движение денежных средств" по кредиту счета 51 выбирается элемент "Финуслуги и услуги банков".
В справочнике "Расчетные счета" по кредиту счета 51 выбирается элемент "счет конвертации".
Примечание: S1 = S3 + S4, т.е. часть суммы, которая была переведена с ТК на счет конвертации пойдет на оплату комиссии за конвертацию (S4), а оставшаяся (большая) часть будет переведена в валюту (S3).
Четвертая операция: аванс поставщику товара
В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.
Проводка 1
Дт 60.22 Кт 52, сумма S6.
В справочнике "Контрагенты" и "Договоры" по дебету счета 60.22 выбираются соответствующие элементы с названием поставщика и договором, по которому будет осуществляться поставка товара, соответственно.
В справочнике "Движение денежных средств" по кредиту счета 52 выбирается элемент "Оплата поставщикам за товары".
Проводка 2
Вариант 1
Дт 20 Кт 52, сумма S5.
Вариант 2
Дт 20 Кт 60.11, сумма S5.
Дт 60.11 Кт 52, сумма S5.
В справочнике "Затраты" по дебету счета 20 выбирается элемент "Финуслуги и услуги банков".
В справочнике "Контрагенты" и "Договоры" по дебету счета 20 и 60.11 выбираются соответствующие элементы с названием поставщика и договором, по которому будет осуществляться поставка товара, соответственно.
В справочнике "Движение денежных средств" по кредиту счета 52 выбирается элемент "Финуслуги и услуги банков".
Пятая операция: доставка и погрузка поставщиком товара на судно
В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.
Поскольку товар поставляется на условиях FOB (Free On Board), то обязательства поставщика перед компанией заканчиваются после погрузки товара на судно.
Поэтому в данный момент времени должен быть закрыт аванс поставщику.
Но поскольку товар еще не находится на складе компании, то затраты на закупку товара пока должны учитываться не как товарный запас, а как незавершенное производство.
Проводка 1
Дт 20 Кт 60.11, сумма S6 (признание поставки товара на судно)
Проводка 2
Дт 60.11 Кт 60.22, сумма S6 (зачет аванса поставщику).
В справочнике "Затраты" по дебету счета 20 выбирается элемент "Закупка товара".
В справочнике "Контрагенты" и "Договоры" у счетов 20, 60.11 и 60.22 выбираются соответствующие элементы с названием поставщика и договором, по которому осуществляется поставка товара, соответственно.
Шестая операция: транспортировка товара
В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.
Проводка 1
Вариант 1
Дт 20 Кт 51, сумма S7.
Вариант 2
Дт 20 Кт 60.1, сумма S7.
Дт 60.1 Кт 51, сумма S7.
В справочнике "Затраты" по дебету счета 20 выбирается элемент "Транспортные услуги по доставке контейнеров от поставщиков".
В справочнике "Контрагенты" и "Договоры" по дебету счета 20 и 60.1 выбираются соответствующие элементы с названием поставщика и договором, по которому будет осуществляться поставка товара, соответственно.
В справочнике "Движение денежных средств" по кредиту счета 51 выбирается элемент "Оплата за доставку товара от поставщиков".
В справочнике "Расчетные счета" по кредиту счета 51 выбирается элемент, соответствующий тому расчетному счету, с которого будет осуществлена оплата.
Проводка 2
Вариант 1
Дт 20 Кт 51, сумма S8.
Вариант 2
Дт 20 Кт 60.1, сумма S8.
Дт 60.1 Кт 51, сумма S8.
В справочнике "Затраты" по дебету счета 20 выбирается элемент "Транспортные услуги по доставке морем".
В справочнике "Контрагенты" и "Договоры" по дебету счета 20 и 60.1 выбираются соответствующие элементы с названием поставщика и договором, по которому будет осуществляться поставка товара, соответственно.
В справочнике "Движение денежных средств" по кредиту счета 51 выбирается элемент "Оплата за доставку товара от поставщиков".
В справочнике "Расчетные счета" по кредиту счета 51 выбирается элемент, соответствующий тому расчетному счету, с которого будет осуществлена оплата.
Седьмая операция: таможенная очистка
В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.
Вариант 1
Дт 20 Кт 51, сумма S9.
Вариант 2
Дт 20 Кт 60.1, сумма S9.
Дт 60.1 Кт 51, сумма S9.
В справочнике "Затраты" по дебету счета 20 выбирается элемент "Таможенные платежи" или "Услуги таможенного брокер".
В справочнике "Контрагенты" и "Договоры" по дебету счета 20 и 60.1 выбираются соответствующие элементы с названием поставщика и договором, по которому будет осуществляться поставка товара, соответственно.
В справочнике "Движение денежных средств" по кредиту счета 51 выбирается элемент 2.2 "Оплата за доставку товара от поставщиков".
В справочнике "Расчетные счета" по кредиту счета 51 выбирается элемент, соответствующий тому расчетному счету, с которого будет осуществлена оплата.
Восьмая операция: погрузочно-разгрузочные работы
В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.
Дт 20 Кт 50, сумма S10.
В справочнике "Затраты" по дебету счета 20 выбирается элемент "Погрузочно-разгрузочные работы".
В справочнике "Контрагенты" и "Договоры" по дебету счета выбираются соответствующие элементы с названием поставщика и договором, по которому будет осуществляться поставка товара, соответственно.
В справочнике "Движение денежных средств" по кредиту счета 50 выбирается элемент "Оплата за доставку товара от поставщиков".
Девятая операция: формирование себестоимости товара
Дт 41.1 Кт 60.1 сумма Si.
Данная проводка возникает по каждой номенклатурной позиции.
где Si – стоимость i-й позиции закупленного товара, N – количество товарных позиций.
В базе 2 и базе "Торговля и склад (ТиС)" данная операция будет отражаться следующим образом.
После того как в базе 2 введены все необходимые операции, описанные выше, и товар размещен на складе, из базы 2 в базу ТиС экспортируется (по соответствующему контрагенту и договору поставки) дебетовое сальдо (СДт) по счету 20 с детализацией по аналитике "Затраты".
Таким образом из базы 2 в базу ТиС будут экспортированы следующие данные:
- сумма S7: СДт 20 с элементом "Транспортные услуги по доставке контейнеров от поставщиков";
- сумма S8: СДт 20 с элементом "Транспортные услуги по доставке морем";
Примечание: сумму с аналитикой "Закупка товара" можно не экспортировать, т.к. данные о стоимости товара уже хранятся в заявке в базе ТиС. К тому же в базе 2 данная сумма не детализирована по товарной номенклатуре.
Затем в базе ТиС расчет себестоимости поставленного товара производится следующим образом:
1) стоимость товара по каждой позиции берется из заявки, в которой заранее указывается кол-во и стоимость товара в валюте (данные суммы переводятся в рубли по внутреннему курсу компании);
2) накладные затраты распределяются на себестоимость продукции по следующему принципу:
- транспортные услуги по доставке контейнеров от поставщиков (сумма S7): пропорционально объему товаров;
- транспортные услуги по доставке морем (сумма S8): пропорционально объему товаров;
После экспорта данных из базы ТиС в базу 2 в последней должны появиться следующие записи в журнале проводок:
Первая группа проводок
Дт 41.1 Кт 20, сумма Si.
Данная проводка возникает по каждой номенклатурной позиции.
где Si – стоимость i-й позиции закупленного товара (берется из заявки в базе ТиС), N – количество товарных позиций.
Вторая группа проводок
Дт 41.1 Кт 20, сумма .
Данная проводка возникает по каждой номенклатурной позиции и по каждой статье затрат.
где – доля j-й статьи затрат, разнесенная на i-й товар (в соответствии с процедурой разнесения, которая осуществляется в базе ТиС), N – количество товарных позиций, J – количество накладных статей затрат, разносимых на себестоимость товаров. Т.е. значения должны выгружаться из базы ТиС.
S11 = S2 + S4 + S5 + S6 + S7 + S8 + S9 + S10.
Таким образом после этих двух групп проводок в базе 2 счет 20 "Затраты на поставку товаров" (незавершенное производство) будет полностью закрыт.
Примечание: вообще-то 20-й счет должен закрыться после экспорта из базы 2 в базу ТиС, а не наоборот, т.к. закрытие 20-го счета как раз и означает, что процесс закупок завершен и теперь может быть сформирована себестоимость товаров. Но с другой стороны, если обратного экспорта из базы ТиС в базу 2 не было, то нельзя точно знать, что товар уже на складе и сформирована его с/с. Поэтому данный подход является вполне приемлемым.
Резюме
Причем управленческая отчетность будет формироваться в автоматизированном виде. Не нужно будет как раньше вести какие-то специальные расчеты в электронных таблицах, чтобы потом с помощью не очень очевидных манипуляций (в которых могут быть и ошибки) формировать для руководителя нужные для него отчеты.
Если грамотно организовать саму процедуру учета в двух базах в соответствии с бухгалтерской и управленческой учетной политикой, а также автоматизировать модель управленческого учета, то все необходимые управленческие отчеты будут формироваться без ошибок и реально отражать картину происходящих в Компании событий.
Если у Вас возникли какие-то вопросы по данной статье, Вы можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Автор статьи ответит на Ваши вопросы в течение нескольких дней с момента получения. |
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.